Die Advokatur Vorstadt GmbH (nachstehend auch «wir», «uns») ist eine Anwaltskanzlei mit Sitz in Schaffhausen. Im Rahmen unserer geschäftlichen Tätigkeiten beschaffen und bearbeiten wir Personendaten. In dieser Datenschutzerklärung informieren wir über diese Datenbearbeitungen.
Der Schutz Ihrer Privatsphäre bei der Verarbeitung personenbezogener Daten sowie die Sicherheit aller Personendaten sind uns wichtige Anliegen. Mit dieser Datenschutzerklärung informieren wir Sie darüber, welche Daten wir von Ihnen bearbeiten, wofür wir diese Daten benötigen und wie Sie der Datenbearbeitung widersprechen können. Wir erheben, bearbeiten und speichern personenbezogene Daten gemäss dem Schweizer Datenschutzgesetz und, sofern anwendbar, der Datenschutz-Grundverordnung der EU.
1. Bearbeitete Daten und Zweck der Bearbeitung
Zur Führung unserer Geschäftstätigkeit sammeln und bearbeiten wir Personendaten, insbesondere über Klienten und potenzielle Klienten, mit ihnen verbundene Personen, Gegenparteien, Behörden, Gerichte, Dritte sowie deren Vertreter, wirtschaftlich Berechtigte sowie Mitarbeitende.
Wir bearbeiten Personendaten, um für Sie unsere Dienstleistungen zu erbringen (z.B. Abschluss, Abwicklung und Verwaltung von Verträgen, Vertretung gegenüber Dritten, Gerichten und Behörden, Betrieb unserer Webseite), zur Erfüllung gesetzlicher oder regulatorischer Pflichten und um unsere Kanzlei administrativ und organisatorisch zu führen. Darüber hinaus bearbeiten wir Personendaten, wenn Sie als Dienstleister, Interessent, Bewerber, Webseiten-Nutzer oder in sonstigen Funktionen mit uns in Kontakt treten.
Die Art der Personendaten, welche wir erheben, umfasst beispielsweise Name und Kontaktdaten (wie Adresse, E-Mail-Adresse und Telefonnummer), Nationalität, Geschäftsbereiche, berufliche Stationen sowie Informationen jeder Art aus Korrespondenz, Kontakten und Interaktionen mit uns. Auch bearbeiten wir Informationen jeder Art, welche uns im Rahmen unserer Dienstleistungen offengelegt werden oder wir selbst erheben. Teilweise beinhalten diese Informationen auch besonders schützenswerte Personendaten.
Der Server unserer Website kann zudem temporär Informationen über Ihre Nutzung speichern, wie beispielsweise die IP-Adresse des anfragenden Rechners, Datum und Uhrzeit des Zugriffs, die Internetseite, von der aus der Zugriff erfolgte, Name und URL der abgerufenen Datei, das Betriebssystem Ihres Rechners sowie der von Ihnen verwendete Browser (vom User Agent zur Verfügung gestellt), der für den Zugriff verwendete Gerätetyp sowie das verwendete Übertragungsprotokoll.
Auf unserer Website setzen wir «Cookies» und vergleichbare Technologien ein, mit denen Ihr Browser bzw. Ihr Gerät identifiziert werden kann. Ein Cookie ist eine kleine Datei, die vom verwendeten Webbrowser automatisch auf Ihrem Computer oder mobilen Gerät gespeichert wird, wenn Sie unsere Website besuchen. Wenn Sie unsere Website erneut aufrufen, können wir Sie so wiedererkennen. Neben Cookies, die lediglich während einer Sitzung benutzt und nach dem Website-Besuch gelöscht werden (sogenannte «Session Cookies»), können Cookies auch benutzt werden, um Nutzereinstellungen und andere Informationen über eine bestimmte Zeit (bspw. zwei Jahre) zu speichern (sogenannte «permanente Cookies»). Sie können Ihren Browser jedoch so einstellen, dass er Cookies zurückweist, nur für eine Sitzung speichert oder vorzeitig löscht. Wir verwenden auf unserer Website aktuell nur Cookies, die für den Betrieb der Webseite technisch notwendig sind, und keine Tracking Tools.
2. Herkunft der Daten
Wir erhalten Ihre Personendaten grösstenteils direkt von Ihnen, unseren Klienten, anderen involvierten Personen und deren jeweiligen Vertretern und Mitarbeitenden. Wir erheben Personendaten ausserdem von Dritten wie Arbeitgebern, anderen Organisationen, mit welchen Sie in Berührung stehen, Aufsichtsbehörden, staatlichen Stellen, Gerichten, anderen Anwälten, Treuhandfirmen oder sonstigen Beratern. Auch beschaffen wir Personendaten aus öffentlich zugänglichen Quellen (z.B. öffentliche Register oder auf Websites).
3. Schutz Ihrer Daten
Wir treffen angemessene technische und organisatorische Sicherheitsvorkehrungen, um Ihre Personendaten in elektronischer sowie physischer Form sicher zu verwahren und gegen unberechtigten Zugriff, Missbrauch, Offenlegung, unberechtigte Änderung oder Löschung sowie gegen Verlust und unbefugten Zugriff Dritter zu schützen. Unsere Sicherheitsmassnahmen werden entsprechend der technologischen Entwicklung fortlaufend verbessert. Unsere Partner, Mitarbeitenden und Drittdienstleister, welche Zugang zu vertraulichen Informationen (inklusive Personendaten) haben, unterstehen Vertraulichkeitspflichten und haben, sofern notwendig, entsprechende Auftragsdatenbearbeitungsverträge zu unterzeichnen.
4. Bekanntgabe von Daten
Sofern erforderlich oder sinnvoll für die Erbringung unserer Dienstleistungen oder die Erfüllung der in dieser Datenschutzerklärung definierten Zwecke, können wir Personendaten Dritten (z.B. Beratern, Dienstleistern, Klienten und anderen Vertragspartnern, Behörden und Gerichten, Gegenparteien, Kanzleien, mit denen wir zusammenarbeiten, andere involvierte Personen) offenlegen. Sofern erforderlich, holen wir dafür Ihre Einwilligung ein oder lassen uns von unserer Aufsichtsbehörde von unserer beruflichen Schweigepflicht entbinden.
Daneben kann die Weitergabe von Personendaten in folgenden Fällen nötig sein:
- Falls wir aufgrund rechtlicher, regulatorischer oder geschäftlicher Pflichten (zum Beispiel um Geldwäschereibestimmungen oder Sanktionsbestimmungen nachzukommen) dazu verpflichtet sind;
- Falls dies in Zusammenhang mit einer Übernahme oder Auflösung der Advokatur Vorstadt GmbH oder anderer ähnlicher Ereignisse notwendig ist.
Wir nutzen für bestimmte Funktionen und zur sicheren Datenbearbeitung Cloud-Dienste der Proton AG mit Sitz in Genf. Die Daten werden dabei grundsätzlich per Ende-zu-Ende-Verschlüsselung übertragen und in einer Cloud gespeichert, die auf Servern in der Schweiz, Deutschland und Norwegen betrieben wird.
5. Bekanntgabe von Daten ins Ausland
Wir bearbeiten Ihre Personendaten in unserem Verantwortungsbereich grundsätzlich in der Schweiz. Es ist nicht auszuschliessen, dass gewisse für uns tätige Dienstleister Personendaten zur Bearbeitung in EU-Mitgliedstaaten oder in Drittstaaten wie die USA leiten, oder zu Support-Zwecken aus diesen Ländern auf Personendaten zugreifen. Die EU-Mitgliedstaaten bieten unseres Erachtens ein angemessenes Datenschutzniveau, welches dem der Schweiz ebenbürtig ist. Befindet sich ein Empfänger in einem Land ohne angemessenen Datenschutz, verpflichten wir den Empfänger vertraglich zur Einhaltung eines ausreichenden Datenschutzniveaus. Auch können wir Personendaten in ein Land ohne angemessenen Datenschutz bekanntgeben, ohne dafür einen eigenen Vertrag zu schliessen, wenn wir uns hierfür auf eine Ausnahmebestimmung stützen können.
6. Aufbewahrung Ihrer Personendaten
Wir bewahren Ihre Personendaten auf, solange sie für die Zwecke, für welche sie bearbeitet werden, notwendig sind bzw. ein überwiegendes privates oder öffentliches Interesse daran besteht. Weiter bewahren wir Ihre Personendaten auf, um gesetzlichen und regulatorischen Dokumentations- und Aufbewahrungspflichten nachzukommen (z.B. werden Personendaten von Klienten während zehn Jahren nach Beendigung des Mandantenverhältnisses aufbewahrt), solange Ansprüche gegen uns geltend gemacht werden könnten oder soweit dies berechtigte Interessen, insbesondere die Sicherheit unserer Daten, erfordern.
7. Ihre Rechte in Bezug auf Ihre Personendaten
In Bezug auf Ihre Personendaten haben Sie folgende Rechte:
- Sie können Auskunft und Einsicht über/in Ihre gespeicherten Personendaten und gewisse Aspekte der Datenbearbeitung verlangen.
- Sie können eine Berichtigung, Ergänzung, Sperrung oder Löschung Ihrer Personendaten verlangen, vorbehältlich allfällig vorgehender, vertraglicher und/oder gesetzlicher Rechte und Pflichten (z.B. Aufbewahrungspflicht).
- Sie können die Einschränkung der Bearbeitung Ihrer Personendaten verlangen oder Widerspruch gegen die Bearbeitung der Personendaten erheben.
- Sie können die Herausgabe oder Übertragung Ihrer Personendaten an sie oder einen anderen Verantwortlichen in einem maschinenlesbaren Formt verlangen.
- Sofern Sie uns eine Einwilligung für die Bearbeitung Ihrer Daten erteilt haben, können Sie diese jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.
Für die Ausübung Ihrer Rechte genügt ein Schreiben auf dem Postweg oder eine E-Mail.
Bitte beachten Sie, dass die Gewährung dieser Rechte teilweise aus gesetzlichen Gründen oder gestützt auf das Datenschutzrecht verweigert oder eingeschränkt werden kann. Wir werden Sie, sofern rechtlich erforderlich bzw. erlaubt, über die Gründe für unseren Entscheid informieren.
Sie werden normalerweise keine Gebühr für die Ausübung Ihrer Rechte entrichten müssen. Wir können aber eine Gebühr verlangen, wenn dies das anwendbare Datenschutzrecht erlaubt, worüber wir Sie informieren werden.
Falls Sie Ihre Rechte ausüben wollen, kontaktieren Sie uns bitte schriftlich per E-Mail an info@advokatur-vorstadt.ch oder postalisch an:
Advokatur Vorstadt GmbH
Vorstadt 18
8200 Schaffhausen
Falls wir Ihre Anfrage oder Ihr Anliegen nicht zu Ihrer Zufriedenheit behandelt haben oder Sie der Meinung sind, dass wir Ihre Daten nicht datenschutzkonform bearbeiten, können Sie sich an die zuständige Aufsichtsbehörde wenden; in der Schweiz ist das der Eidgenössische Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragte (EDÖB), Feldeggstrasse 1, 3000 Bern.
8. Verantwortlichkeit für die Bearbeitung Ihrer Personendaten
Für die in dieser Datenschutzerklärung beschriebenen Bearbeitungen ist datenschutzrechtlich verantwortlich:
Advokatur Vorstadt GmbH
vertreten durch Mirjam Stücheli und Philipp Zumbühl
Vorstadt 18
8200 Schaffhausen
Tel.: +41 (0)52 632 20 60
E-Mail: info@advokatur-vorstadt.ch
9. Aktualisierung der Datenschutzerklärung
Wir behalten uns das Recht vor, diese Datenschutzerklärung von Zeit zu Zeit zu aktualisieren und zu ändern, um Änderungen der Art und Weise, wie wir Ihre Personen daten bearbeiten, oder Änderungen gesetzlicher Anforderungen zu berücksichtigen. Bitte prüfen Sie regelmässig, ob Aktualisierungen oder Änderungen unserer Datenschutzerklärung erfolgt sind.